Bezirksverband der Gartenfreunde Köpenick e.V.
Dahmestraße 25 in 12527 Berlin

Datenschutzerklärung

Die Durchführung der aus der Satzung und den abgeschlossenen Unterpachtver-trägen resultierenden Aufgaben des Bezirksverbandes der Gartenfreunde Köpenick e.V. – im Folgenden „Bezirksverband“ - erfordert die

Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten.

Die persönlichen Daten werden von den Bewerbern um einen Kleingarten sowie den Unterpächtern eines Kleingartens dem Bezirksverband bei der Abgabe einer Bewerbung bzw. bei dem Abschluss eines Vertrages übergeben. Die Verarbeitung der persönlichen Daten erfolgt im Rahmen der Vertragsdurchführung.

Verantwortlicher

Bergbauer Peter

Stellv. Vorsitzender
Bezirksverband der Gartenfreunde Köpenick e.V.
Dahmestraße 25
12527 Berlin

Datenerfassung

Folgende persönliche Daten werden erfasst und verarbeitet:

Pachtwesen

Abgabe und Annahme einer Bewerbung

  • Name, Vorname
  • Geburtsname
  • Wohnanschrift
  • Telefonnummer
  • Kinder - Name, Vorname, Geburtsdatum

Anmelden können sich Einzelpersonen, Ehepaare und Lebensgemeinschaften – mit Letzteren werden jedoch keine gemeinschaftlichen Verträge abgeschlossen.

Vertragsabschluss

  • Name, Vorname
  • Geburtsname
  • Geburtsdatum
  • Wohnanschrift

Gemeinschaftliche Verträge werden ausschließlich mit Ehepaaren abgeschlossen.

Zwischenpachtverträge und Generalpachtverträge

Diese Verträge wurden bzw. werden vom Bezirksverband mit Grundstückseigentü-mern abgeschlossen. Grundstückseigentümer können Institutionen und Einzelper-sonen sein. Sie liegen ausschließlich in Schriftform vor und enthalten den Namen bzw. die Bezeichnung und die postalische Anschrift.

Vereinswesen

Im Allgemeinen vertreten die Vorsitzenden und/oder weitere Vorstandsmitglieder die Mitgliedsvereine nach außen – deshalb werden deren Wohnanschriften, Telefon-nummern, E-Mail und Funktionsbezeichnungen dem Bezirksverband mitgeteilt und von diesem gespeichert.

Personalarbeit

Persönliche Daten der Angestellten des Bezirksverbandes (Name, Vorname, Geburtsname, Wohnanschrift, Telefonverbindung, Bankverbindung, Krankenkassenzugehörigkeit, Steuerkennzeichen)

Diese Auflistung beinhaltet sämtliche in der Tätigkeit des Bezirksverbandes der Gartenfreunde Köpenick e.V. benötigten und verwendeten personenbezogenen Daten.

Datenverarbeitung

Aus dem BGB (§ 242), den Unterpachtverträgen und den Satzungen der Mitglieds-vereine resultiert die Verpflichtung, für Datenaktualität Sorge zu tragen und die ge-genseitige Erreichbarkeit zu gewährleisten – entsprechend erfolgen diese Meldun-gen an den Bezirksverband und/oder einen Mitgliedsvereinsvorstand durch die Pächter bzw. Mitglieder:

  • Änderungen zur Person und zum Personenstand
  • Änderungen zu oder bei gemeinschaftlichen Verträgen
  • Änderungen der Wohnanschrift
  • Änderungen der Telefon- und Internetverbindung

Jeder Unterpachtvertrag existiert in drei Ausfertigungen – Verpächter, Pächter, Vorstand der jeweiligen Kleingartenanlage (der als Kenntnisnahme mitzeichnet). Damit verfügen alle drei über die gleichen personenbezogenen Daten und sind gleich verpflichtet, die beiden anderen über Veränderungen zu informieren.

Die schriftlichen Bewerbungen werden mit einer Ausnahme nach erfolgtem Vertragsabschluss vernichtet. Die Ausnahme ist folgende – hatten sich zwei Mitglieder einer Lebensgemeinschaft gemeinsam beworben, mussten sie vor Vertragsabschluss entscheiden, mit wem der Vertrag abzuschließen ist. Dann wird die Bewerbung beim Vertrag (Bezirksverbandsexemplar) aufbewahrt, um eventuelle Ansprüche des zweiten Partners zu dokumentieren.

Der Bezirksverband ist Mitglied im Landesverband Berlin der Gartenfreunde e.V.
Aus dieser Mitgliedschaft resultieren folgende Meldepflichten:

  • Angaben zu den Vorstandsmitgliedern
  • Angaben zu Teilnehmern an Veranstaltungen und Qualifizierungsmaßnahmen
  • für den „Gartenfreund“ / Wächterverlag die Anschriften für Zeitungsversand und die Geburtsdaten für Glückwünsche

Anfragen folgender Behörden und Einrichtungen müssen durch den Bezirksverband beantwortet werden:

  • Polizei
  • Finanzämter
  • Behörden mit Ordnungsaufgaben: Ordnungsamt, Umweltamt, Naturschutzamt
  • Versorgungsunternehmen: Strom, Wasser, Abwasser

Bei fehlender Erreichbarkeit des Pächters / Mitgliedes, bei Delikten und bei besonderen Vorfällen auf der Parzelle des Pächters ermittelt der Bezirksverband die fehlenden Daten bei den zuständigen Einrichtungen.

Entsprechend der Satzung und der Geschäftsordnung des Bezirksverbandes sind alle Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstands für den Verband vertretungsberechtigt und für seinen Geschäftsbetrieb verantwortlich. Sie haben deshalb Zugriff auf alle erfassten und verarbeiteten personenbezogenen Daten und sind an deren Erfassung und Verarbeitung beteiligt.

Die Buchhalterin und die Sachbearbeiterin haben im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung Zugriff auf alle personenbezogenen Daten und sind an deren Verarbeitung beteiligt.

Die gering beschäftigten Mitarbeiter haben aufgabenbezogen Zugriff auf Einzeldaten.

Alle Mitglieder des Geschäftsführenden Vorstands und Angestellten des Bezirksverbandes sind durch ihre Arbeitsverträge zur Geheimhaltung verpflichtet und haben zusätzlich eine Datenschutz-Verpflichtungserklärung unterzeichnet.

Zugriff auf die persönlichen Daten der Angestellten haben der Vorsitzende, die Schriftführerin und die Buchhalterin. Die Arbeitsverträge werden von der Schriftführerin bearbeitet und unter Verschluss aufbewahrt.

Die Gehaltsunterlagen werden von der Buchhalterin elektronisch (SP-Data-Programm) bearbeitet, die schriftlichen Nachweise werden von ihr unter Verschluss aufbewahrt. Der Zugang zur Personalabrechnungssoftware SP Lohn erfolgt passwortgeschützt, die Daten werden täglich im Rahmen der serverseitigen Datensicherung gesichert.

Zur Aufgabenbearbeitung wird ein EDV-Netzwerk betrieben, an das die Arbeitsplätze des Vorsitzenden, der Buchhalterin und der Sachbearbeiterin angeschlossen sind. Die Daten werden zentral auf einem domänenbasierten Server gespeichert. Es erfolgt eine tägliche Datensicherung der erfassten Daten. Der Zugang erfolgt passwortgeschützt.  Das Netzwerk ist durch eine Security Appliance (Sophos UTM SG) umfassend gegen Hackerangriffe geschützt. Diese beinhaltet Firewall, Webfilter, Maleware Scan, Contentfilter und Erkennung bekannter und unbekannter Angriffsmuster, sowie komplexer Bedrohungsszenarien. Permanente, automatisierte Updates sorgen für ständige Aktualität. Server und Arbeitsplätze werden darüber hinaus durch moderne Sicherheitssoftware (Panda Adaptive Defense 360) umfassend geschützt. Sowohl Server, als auch PC Betriebssysteme werden permanent aktualisiert, sicherheitsrelevante Updates werden automatisch installiert.
Darüber hinaus erfolgt eine umfassende Betreuung durch ein Systemhaus.

Weiterhin werden vier Einzelrechner betrieben, zu denen nur die Nutzer Zugangs haben:

  • 2 separate Rechner mit Pächterdateien bei der Schriftführerin
  • 1 Rechner für die neutralisierte Statistik der Bewerbungen und Pächterwechsel beim Stellvertretenden Vorsitzenden
  • 1 Rechner für ausgewählte Wertermittlungen beim Abschätzobmann

Sämtliche Dokumente in Schriftform und sämtlicher Schriftverkehr werden in der Geschäftsstelle aufbewahrt. Die Geschäftsstelle ist während des Sprechtages für Dritte zugänglich. Ein Zugriff Dritter auf die Unterlagen ist ausgeschlossen.

Die Vertragsunterlagen werden bei der Schriftführerin zusätzlich verschlossen aufbewahrt.

Die Geschäftsstelle ist mit Sicherheitsschloss gesichert, die Anzahl der Schlüssel ist auf vier begrenzt.

 

Berlin, den 01.06.2019

 

H.-D. Meier

Vorsitzender